Договоры собираются сами: от расчёта до подписи
Кто-то открывает таблицу, считает суммы, копирует их в шаблон, ищет реквизиты клиента в переписке. На один договор — час. Для малого бизнеса, который подписывает несколько таких в неделю, мы делаем одну кнопку.
Бесплатный 30-минутный разбор того, как договоры делаются сейчас, без обязательств. Потом фиксированная цена и срок письменно.Где это ломается каждый раз
Чтобы посчитать стоимость, скидку или график платежей, кто-то снова открывает ту же таблицу, а потом переносит результат в документ руками. Именно в этой копии рождаются ошибки, которых никто не замечает до выставления счёта.
Юридическое название, адрес, банковские реквизиты, кто подписывает и в какой роли. Часть в HubSpot, часть в переписке, что-то только в голове бухгалтера.
Открыли договор или нет? Дочитали до конца или остановились на середине? Какой пункт заставил задуматься? Звонок начинается вслепую, с «ну как, посмотрели?».
Положить копию в архив, обновить CRM, сказать бухгалтеру, вспомнить о продлении в следующем квартале. Четыре действия, которые делают руками или забывают сделать.
Что мы с этим делаем
Не переносим бумаги в другую папку и не меняем вам систему документооборота. Забираем ручную работу с двух концов: до того, как договор ушёл клиенту, и после того, как он вернулся подписанным.
Работаем с документами, которые у вас уже есть: договоры, приложения, коммерческие предложения, технические задания, счета. Шаблоны остаются вашими. Меняется только то, кто их заполняет.
Документ собирается из данных, которые у вас уже есть
В карточке клиента в HubSpot, Pipedrive или любой вашей CRM появляется кнопка «новый договор». Юридическое название, адрес, банковские реквизиты, подписант подставляются сами: их уже ввели, когда заводили сделку.
Остаётся проверить и выставить коммерческие условия. Ничего не надо искать в почте и копировать из предыдущего договора, потому что копировать уже нечего.
Суммы считает система, а не таблица
Расчёт, который команда годами держала в таблице, переезжает внутрь: скидки, налог с продаж или НДС, графики платежей, стоимость за период. Логика та же, просто теперь она живёт там, где создаётся документ.
Цифра в договоре совпадает с той, которую назвали клиенту на звонке. Ошибиться при переносе больше негде.
Подпись на вашей странице или в DocuSign, если он у вас уже есть
Клиент получает ссылку и попадает на страницу с вашим оформлением: короткое объяснение, полный текст договора и подпись пальцем на телефоне или набранным именем. Каждое открытие, прокрутка и подпись записываются со временем, так что журнал действий есть, если кто-то спросит.
Появляется место, которого не было в чужом окне: сначала человек видит, что именно получает, и только потом читает условия. На той же странице можно принять оплату или записать на стартовый звонок. Если ваши договоры уже идут через DocuSign, мы оставляем DocuSign и строим шаги вокруг него.
Видно, что было после отправки
Видно, что происходило с документом: открыли или нет, дочитали до конца или нет, на каком пункте задержались, к какому вернулись второй раз.
Если человек долго стоял на условиях оплаты, а потом ушёл со страницы, разговор начинается с условий оплаты. Это не слежка: система видит поведение на странице, а не почту и не личные данные.
После подписи всё расходится само
Подписанный документ ложится в архив, стадия сделки обновляется сама, обе стороны получают копию, а клиент и первый счёт появляются в QuickBooks или Xero.
К тому же событию цепляются напоминания: продление, счёт за следующий период, контрольный звонок в конце первого месяца. То, о чём обычно вспоминают с опозданием.
DocuSign мы не заменяем
DocuSign, PandaDoc и остальные делают свою часть хорошо: отправляют, хранят, ведут архив. Проблема не в них. Проблема в том, что происходит до и после.
До: договор всё равно готовят руками, считают в таблице, собирают реквизиты, заполняют шаблон. После: копию кладут в архив руками, CRM обновляют руками, QuickBooks узнаёт о сделке через неделю.
Эти две части и есть наша работа. Ваш сервис подписания остаётся там, где стоит. Он просто перестаёт быть началом и концом ручной цепочки.
Как мы за это берёмся
- 1
Бесплатный разбор
30 минут с тем, кто готовит договоры руками. Смотрим, сколько их в месяц и что в них повторяется.
- 2
Считаем эффект
Показываем, сколько часов в месяц съедает подготовка сейчас и что из этого можно забрать.
- 3
Делаем пилот
Берём один тип документа и доводим до рабочего состояния. Две недели, фиксированная цена.
- 4
Подключаем остальное
Другие документы, напоминания, отчётность. Передаём документацию и учим людей.
Как это выглядело в живом проекте
Компания по управлению недвижимостью в Великобритании: договор с собственником несёт прогноз дохода, комиссии и условия расторжения. Готовый сервис подписания показывал только факт подписи и ничего больше.
Своя система подписания договоров с детальной аналитикой
Готовый сервис подписания не показывал ничего: открыл ли клиент договор, на каком пункте завис, почему пропал.
Смотреть кейс целиком →Что обычно спрашивают
- Сколько стоит автоматизация договоров?
Зависит от того, сколько типов документов и откуда берутся данные. Фиксированную цену называем после бесплатного разбора; до него любая цифра была бы гаданием. Пилот на одном типе документа занимает около двух недель, а первые рабочие результаты обычно появляются за 2–4 недели.
- Имеет ли электронная подпись юридическую силу в США и Великобритании?
Для большинства договоров между компаниями да. В США электронные подписи признают закон ESIGN и UETA, в Великобритании их принимают для большинства коммерческих соглашений. У нескольких типов документов, таких как завещания и некоторые документы на недвижимость, есть свои формальные требования. На разборе мы прямо скажем, попадают ли ваши договоры в эту группу.
- У нас уже DocuSign. Вы его замените?
Нет. DocuSign дальше отправляет и хранит. Мы делаем часть до отправки, то есть собираем документ, считаем суммы и подставляем реквизиты, и часть после: раскладываем по CRM и QuickBooks или Xero и напоминаем о следующем шаге.
- Кому принадлежит то, что вы сделаете?
Вам. Код, доступы и данные ваши с первого дня. Мы не держим вас на крючке: если захотите дальше работать без нас или с другой командой, ничего отключать не придётся.
- Нужен ли нам свой айтишник?
Нет. Настраиваем, запускаем и показываем команде, как этим пользоваться. Изменить текст шаблона или добавить поле можно без программиста.
- А если не подойдёт?
Разбор бесплатный и ни к чему не обязывает. Бывает, что после него мы говорим: у вас три договора в месяц, это не окупится. Это нормальный ответ.
Покажите один договор, который команда до сих пор собирает руками
Принесите шаблон и таблицу, которая идёт с ним в паре. За 30 минут скажем, какие поля уже живут в вашей CRM, что нужно расчёту и окупится ли автоматизация на вашем объёме.