Договори збираються самі: від розрахунку до підпису
Хтось відкриває таблицю, рахує суми, копіює їх у шаблон, шукає реквізити клієнта в листуванні. На один договір — година. Для малого бізнесу, який підписує кілька таких на тиждень, ми робимо одну кнопку.
Безкоштовний 30-хвилинний розбір того, як договори робляться зараз, без зобов’язань. Потім фіксована ціна і строк письмово.Де це ламається щоразу
Щоб порахувати вартість, знижку чи графік платежів, хтось знову відкриває ту саму таблицю, а потім переносить результат у документ руками. Саме в цій копії народжуються помилки, яких ніхто не помічає до виставлення рахунку.
Юридична назва, адреса, банківські реквізити, хто підписує і в якій ролі. Частина в HubSpot, частина в листуванні, щось тільки в голові бухгалтера.
Відкрили договір чи ні? Дочитали до кінця чи зупинилися на середині? Який пункт змусив замислитися? Дзвінок починається наосліп, із «ну як, подивилися?».
Покласти копію в архів, оновити CRM, сказати бухгалтеру, згадати про продовження наступного кварталу. Чотири дії, які роблять руками або забувають зробити.
Що ми з цим робимо
Не переносимо папери в іншу папку і не міняємо вам систему документообігу. Забираємо ручну роботу з двох кінців: до того, як договір пішов клієнту, і після того, як він повернувся підписаним.
Працюємо з документами, які у вас уже є: договори, додатки, комерційні пропозиції, технічні завдання, рахунки. Шаблони залишаються вашими. Змінюється тільки те, хто їх заповнює.
Документ збирається з даних, які у вас уже є
У картці клієнта в HubSpot, Pipedrive чи будь-якій вашій CRM з’являється кнопка «новий договір». Юридична назва, адреса, банківські реквізити, підписант підставляються самі: їх уже ввели, коли заводили угоду.
Залишається перевірити й виставити комерційні умови. Нічого не треба шукати в пошті й копіювати з попереднього договору, бо копіювати вже нічого.
Суми рахує система, а не таблиця
Розрахунок, який команда роками тримала в таблиці, переїжджає всередину: знижки, податок з продажів або ПДВ, графіки платежів, вартість за період. Логіка та сама, просто тепер вона живе там, де створюється документ.
Цифра в договорі збігається з тією, яку назвали клієнту на дзвінку. Помилитися при перенесенні більше ніде.
Підпис на вашій сторінці або в DocuSign, якщо він у вас уже є
Клієнт отримує посилання і потрапляє на сторінку з вашим оформленням: коротке пояснення, повний текст договору і підпис пальцем на телефоні або набраним іменем. Кожне відкриття, прокрутка і підпис записуються з часом, тож журнал дій є, якщо хтось запитає.
З’являється місце, якого не було в чужому вікні: спершу людина бачить, що саме отримує, і тільки потім читає умови. На тій же сторінці можна прийняти оплату або записати на стартовий дзвінок. Якщо ваші договори вже йдуть через DocuSign, ми лишаємо DocuSign і будуємо кроки навколо нього.
Видно, що було після відправки
Видно, що відбувалося з документом: відкрили чи ні, дочитали до кінця чи ні, на якому пункті затрималися, до якого повернулися вдруге.
Якщо людина довго стояла на умовах оплати, а потім пішла зі сторінки, розмова починається з умов оплати. Це не стеження: система бачить поведінку на сторінці, а не пошту й не особисті дані.
Після підпису все розходиться саме
Підписаний документ лягає в архів, стадія угоди оновлюється сама, обидві сторони отримують копію, а клієнт і перший рахунок з’являються в QuickBooks або Xero.
До тієї ж події чіпляються нагадування: продовження, рахунок за наступний період, контрольний дзвінок наприкінці першого місяця. Те, про що зазвичай згадують із запізненням.
DocuSign ми не замінюємо
DocuSign, PandaDoc і решта роблять свою частину добре: відправляють, зберігають, ведуть архів. Проблема не в них. Проблема в тому, що відбувається до і після.
До: договір усе одно готують руками, рахують у таблиці, збирають реквізити, заповнюють шаблон. Після: копію кладуть в архів руками, CRM оновлюють руками, QuickBooks дізнається про угоду через тиждень.
Ці дві частини і є наша робота. Ваш сервіс підписання лишається там, де стоїть. Він просто перестає бути початком і кінцем ручного ланцюжка.
Як ми до цього беремося
- 1
Безкоштовний розбір
30 хвилин з тим, хто готує договори руками. Дивимося, скільки їх на місяць і що в них повторюється.
- 2
Рахуємо ефект
Показуємо, скільки годин на місяць з’їдає підготовка зараз і що з цього можна забрати.
- 3
Робимо пілот
Беремо один тип документа і доводимо до робочого стану. Два тижні, фіксована ціна.
- 4
Підключаємо решту
Інші документи, нагадування, звітність. Передаємо документацію і вчимо людей.
Як це виглядало в живому проєкті
Компанія з управління нерухомістю у Великій Британії: договір із власником несе прогноз доходу, комісії та умови розірвання. Готовий сервіс підписання показував тільки факт підпису й нічого більше.
Власна система підписання договорів з детальною аналітикою
Готовий сервіс підписання не показував нічого: чи відкрив клієнт договір, на якому пункті завис, чому зник.
Дивитися кейс повністю →Що зазвичай питають
- Скільки коштує автоматизація договорів?
Залежить від того, скільки типів документів і звідки беруться дані. Фіксовану ціну називаємо після безкоштовного розбору; до нього будь-яка цифра була б гаданням. Пілот на одному типі документа займає близько двох тижнів, а перші робочі результати зазвичай з’являються за 2–4 тижні.
- Чи має електронний підпис юридичну силу в США та Великій Британії?
Для більшості договорів між компаніями так. У США електронні підписи визнають закон ESIGN і UETA, у Великій Британії їх приймають для більшості комерційних угод. У кількох типів документів, як-от заповітів і деяких документів на нерухомість, є свої формальні вимоги. На розборі ми прямо скажемо, чи потрапляють ваші договори в цю групу.
- У нас уже DocuSign. Ви його заміните?
Ні. DocuSign далі відправляє і зберігає. Ми робимо частину до відправки, тобто збираємо документ, рахуємо суми й підставляємо реквізити, і частину після: розкладаємо по CRM та QuickBooks або Xero і нагадуємо про наступний крок.
- Кому належить те, що ви зробите?
Вам. Код, доступи й дані ваші з першого дня. Ми не тримаємо вас на гачку: якщо захочете далі працювати без нас або з іншою командою, нічого відключати не доведеться.
- Чи потрібен нам свій айтішник?
Ні. Налаштовуємо, запускаємо й показуємо команді, як цим користуватися. Змінити текст шаблону чи додати поле можна без програміста.
- А якщо не підійде?
Розбір безкоштовний і ні до чого не зобов’язує. Буває, що після нього ми кажемо: у вас три договори на місяць, це не окупиться. Це нормальна відповідь.
Покажіть один договір, який команда досі збирає руками
Принесіть шаблон і таблицю, що йде з ним у парі. За 30 хвилин скажемо, які поля вже живуть у вашій CRM, що потрібно розрахунку і чи окупиться автоматизація на вашому обсязі.