Акт звірки взаєморозрахунків: навіщо він і чому цифри не сходяться
Що таке акт звірки і хто його складає, чому всі просять його в січні, десять причин розбіжностей і як кожну знайти, бланк у Excel із формулами і що зі звірки можна не робити руками.
Редакція awakes.ai ·
Що таке акт звірки взаєморозрахунків
Акт звірки взаєморозрахунків — це документ, у якому дві сторони договору порівнюють свої записи про поставки й оплати за період і фіксують, хто кому скільки винен на певну дату. Акт нічого не продає і не оплачує, він лише порівнює два обліки. У ньому перелічені відвантаження, акти й платежі з обох боків, сальдо на початок і кінець періоду і підписи обох сторін.
Складає його зазвичай той, кому винні: постачальник надсилає покупцеві свої дані, покупець звіряє зі своїми і або підписує, або пише, з чим не згоден. Обов’язкового бланка немає, тому підійде свій, з програми чи з файлу за посиланням нижче. Первинним документом акт не є, але підписаний уповноваженою особою він стає доказом боргу — про це окремий розділ.
Далі: чому акти просять саме в грудні та січні, з чого складається документ і звідки береться кожна цифра, десять причин, через які сальдо не сходиться, що робити з розбіжностями, який у акта статус за законом і що зі звірки може взяти на себе асистент.
Чому акт звірки просять у грудні та січні
Перед річною фінансовою звітністю кожне підприємство зобов’язане провести інвентаризацію, і розрахунки з контрагентами входять до неї. Положення про інвентаризацію каже прямо: кредитори передають дебіторам виписки про заборгованість, а дебітори підтверджують суму або заявляють заперечення. Інвентаризацію заборгованостей проводять у межах трьох місяців до дати балансу, тобто з жовтня по грудень. Акт звірки — це і є те підтвердження, яким закривають інвентаризацію розрахунків. Звідси й хвиля: за даними планувальника Google Ads станом на вересень 2026 року, у січні цей запит набирають утричі частіше, ніж у серпні.
Для бізнесу на 5–30 людей це виглядає так: у грудні бухгалтер розсилає двадцять актів і отримує ще двадцять від постачальників, а в січні відповідає на всі. І саме тут спливає розбіжність, якій уже дев’ять місяців: оплата від березня, яку контрагент записав на інший рахунок. Хто що мав на увазі, ніхто не пам’ятає, менеджер, який вів угоду, звільнився, а звітність чекати не буде.
Тому звірку варто робити частіше, ніж вимагає закон: щокварталу з усіма, з ким ідуть регулярні поставки, і щомісяця з тими, у кого десятки платежів. Розбіжність місячної давності знаходять за десять хвилин, дев’ятимісячну — за день переписки. Стеля тут одна: періодичність не лікує причини. Якщо оплати прив’язують до рахунків раз на квартал перед актом, акт буде хибним щоразу, хай як часто його друкують. Про причини далі.
Структура акта звірки: частина, що всередині, звідки дані
| Частина акта | Що всередині | Звідки беруться дані |
|---|---|---|
| Шапка | Назва документа, дата складання, період звірки, договір, за яким звіряють. | Шаблон. Період — той, що закриваєте: місяць, квартал, рік. |
| Сторони | Повні назви, коди ЄДРПОУ або РНОКПП, хто в якій ролі. | Картка контрагента в обліковій системі або CRM. |
| Сальдо на початок | Хто кому винен на першу дату періоду. | Сальдо на кінець попереднього підписаного акта. Немає його — з облікової системи. |
| Операції по нашому обліку | Дата, номер і сума кожної накладної, акта, платіжки: дебет — що відвантажили, кредит — що отримали. | Облікова система. Кожен рядок — це первинний документ, на який можна послатися. |
| Операції по обліку контрагента | Ті самі операції, як їх бачить друга сторона. | Заповнює контрагент. Порожня колонка в шаблоні — це нормально. |
| Обороти за період | Сума дебету й кредиту з кожного боку. | Рахується з рядків. У бланку за посиланням це формула. |
| Сальдо на кінець | Хто кому скільки винен на останню дату, словами: «заборгованість на користь …». | Сальдо на початок плюс обороти. Також формула. |
| Розбіжності | Рядки, які є в одному обліку і яких немає в другому, або збігаються не по сумі. | Порівняння двох колонок. Тут і починається робота. |
| Підписи | Посада, ПІБ, підпис або КЕП із кожного боку. | Уповноважена особа. Чому не будь-хто — у розділі про статус. |
Бланк із цими частинами у Excel — за посиланням. Обороти й сальдо рахуються формулами, залишається вписати рядки. Один аркуш на акт, окремий аркуш для рядків із розбіжностями.
Чому цифри в акті не сходяться
Дві бухгалтерії записують одну й ту саму угоду незалежно одна від одної. Ви провели накладну 31 березня, контрагент отримав товар і папери 2 квітня і записав у квітень. Ви бачите оплату «за рахунок 118», а в платіжці написано «оплата за товар», і у себе контрагент закрив нею рахунки 117 і 118 разом. Кожна операція проходить через двоє рук, і руки не звіряються між собою в момент запису. Розбіжність народжується не в акті, а за дев’ять місяців до нього.
У малому бізнесі до цього додається людський фактор особливого роду: облік веде один бухгалтер, часто на аутсорсі, а гроші й товар рухають менеджери. Менеджер домовився про знижку в телефоні, товар відвантажили зі старою ціною, коригування ніхто не виписав. Клієнт заплатив, скільки домовилися, і в обліку повисло «недоплатив». У січні цю історію відновлюють за листуванням.
Гарна новина: причин небагато, і вони повторюються. Нижче таблиця з десяти, які дають більшість розбіжностей у торгівлі й послугах, разом із тим, як кожна виглядає в акті та де шукати. Якщо розбіжність не підпадає під жодну з них, це майже завжди помилка введення: цифру переставили, суму записали без копійок, документ провели двічі.
Десять причин розбіжностей і як знайти кожну
| Причина | Як виглядає в акті | Як знайти |
|---|---|---|
| Документ у різних періодах | Накладна від 31-го є у вас у березні, у контрагента — у квітні. Сальдо на кінець кварталу різне, за рік сходиться. | Порівняти рядки на межах періодів: останні три дні й перші три дні. |
| Один платіж за кілька рахунків | У вас платіж закриває рахунок 118, у контрагента — 117 і 118. Один рахунок «не оплачений», другий «переплачений». | Знайти платежі, сума яких дорівнює сумі двох-трьох рахунків підряд. |
| Оплата без призначення | У платіжці «оплата за товар». Ви поклали її на найстаріший борг, контрагент — на конкретний рахунок. | Домовитися про правило один раз: без призначення закривається найстаріший рахунок. |
| Часткова оплата | Рахунок на 50 000 оплачений двома платежами по 25 000. Один із них у контрагента лежить на іншому договорі. | Звірити не рахунки, а платежі: кожен платіж має знайти свій рахунок. |
| Повернення або коригування | Товар повернули, ви виписали коригування, контрагент не провів. Або навпаки. | Перелік повернень за період окремим списком і по одному звірити з обліком другої сторони. |
| Знижка після факту | Домовилися по телефону, відвантажили за старою ціною, клієнт заплатив за новою. В обліку «недоплата». | Усі «недоплати» на круглі відсотки від суми (5 %, 10 %) — це майже завжди неоформлена знижка. |
| Два записи одного контрагента | У системі контрагент заведений двічі: ТОВ і ФОП того самого власника або з різницею в лапках. Частина операцій в одній картці, частина в другій. | Пошук у довіднику за кодом ЄДРПОУ, а не за назвою. |
| Платіж від третьої особи | За контрагента заплатив інший — партнер, засновник, пов’язана компанія. У вас це борг третьої особи, у контрагента — оплата. | Платежі від невідомих платників за суми, які точно збігаються з відкритими рахунками. |
| Комісія банку або курсова різниця | Надійшло 49 985 замість 50 000, або договір у валюті і курси на дату відвантаження й оплати різні. | Розбіжності до одного відсотка від суми — перевіряти комісію та курс, а не документи. |
| Документ проведено двічі або не проведено | Одна накладна двома рядками, або папери підписані, а в систему не внесені. | Дубль номера в межах періоду; документ, у якого немає пари в другому обліку і який не пояснює жодна з причин вище. |
Дев’ять із десяти причин не про арифметику, а про те, що дві сторони по-різному прив’язали одну операцію. Тому й шукають їх не перерахунком сум, а порівнянням рядків.
Що робити, якщо розбіжності знайшли
- 1
Звірити рядки, а не сальдо
Різниця в сальдо — це сума кількох розбіжностей, які можуть частково гасити одна одну. Відкрийте обидві колонки операцій і знайдіть рядки без пари або з іншою сумою. Кожен такий рядок — окреме питання.
- 2
Обмінятися первинкою
На кожен спірний рядок попросіть у контрагента копію документа: накладну, акт, платіжку з призначенням. Акт звірки без первинки нічого не доводить, доводять саме ці документи.
- 3
Пройти таблицю причин
Більшість рядків закриється кимось із десяти пунктів вище. Те, що не закрилося, перевірити на помилку введення з обох сторін.
- 4
Оформити те, чого не вистачає
Знайшли неоформлену знижку — виписати коригування. Повернення без документа — оформити. Дві картки одного контрагента — об’єднати. Інакше та сама розбіжність повернеться в наступному акті.
- 5
Підписати уточнений акт або заперечення
Домовилися — складають новий акт із погодженими сумами й підписують обидві сторони. Не домовилися — контрагент підписує з позначкою «з розбіжностями» або надсилає письмові заперечення з переліком рядків.
- 6
Якщо до кінця періоду не зійшлися
Положення про інвентаризацію дозволяє кожній стороні відобразити розрахунки в тих сумах, які випливають із її обліку і які вона визнає правильними. Спір при цьому не зникає, він переїжджає в наступний період або в претензію.
Акт друкується кнопкою. Проблема — до кнопки
У будь-якій обліковій програмі акт звірки формується за хвилину: контрагент, період, договір, «заповнити». Відео в топі видачі показують саме цю кнопку. Але програма друкує те, що в ній проведено. Якщо оплата від березня досі не прив’язана до рахунку, акт покаже борг, якого немає, і зробить це впевнено й одразу. Робота зі звірки лежить не в акті, а в тому, щоб кожен платіж знайшов свій документ у тижні, коли надійшов, а не в грудні.
Саме цю частину і забирає ШІ-асистент. Він читає банківську виписку, коли вона приходить, і шукає кожному платежу рахунок: за номером у призначенні, за сумою, за контрагентом, за датою. Точні збіги прив’язує сам, для неточних показує варіант і на чому він ґрунтується: «49 985 від ТОВ „Ромашка“ — схоже на рахунок 118 на 50 000 мінус комісія». Раз на тиждень віддає список того, що не знайшло пару, поки історія свіжа. Перед актом він уже має всі прив’язки і збирає чернетку за період, а надіслати його можна через ту ж систему обміну документами, якою ви користуєтеся. Асистент прив’язує і готує, а спірний рядок вирішує бухгалтер.
Де стеля. Асистент бачить тільки ваш облік, а розбіжність за визначенням живе між двома. Він не знає, що контрагент закрив платежем інший рахунок, доки не отримає його акт, і тоді порівняє рядки за вас, але не за нього. Платіж «оплата за товар» на суму, яка не збігається ні з чим, залишиться питанням до менеджера, а не до машини. І підписати акт від імені компанії асистент не може: підпис має ставити уповноважена особа, інакше документ нічого не важить. Кейсу саме зі звіркою в нас поки немає, тому цифр тут не буде: як влаштована ця прив’язка оплат до документів, ми описали в статті про приклади агентів, а що вміє асистент у звітах і зведеннях — на сторінці послуги.
Який статус у акта звірки за законом
Акт звірки не є первинним документом. Первинний документ за Законом про бухоблік містить відомості про господарську операцію, а акт звірки жодної операції не оформлює: він не відвантажує, не оплачує і не надає послуг, а лише зводить те, що вже оформлено накладними, актами й платіжками. Тому проводити щось в обліку на підставі самого акта не можна, і суди називають його технічним документом, за яким бухгалтерії звіряють записи. Акт звірки не замінює накладну, зате підписаний акт може коштувати боргу.
Бо є друга сторона статусу. Верховний Суд у постанові від 4 грудня 2019 року у справі № 916/1727/17 вказав, що акти звірки, підписані уповноваженою особою боржника, є доказами фактичного визнання ним боргу перед позивачем, якщо суми в акті підтверджені первинними документами. А визнання боргу за ст. 264 Цивільного кодексу перериває позовну давність: після переривання три роки за ст. 257 починають рахуватися заново. Підписали акт із боргом дворічної давності — подарували кредитору ще три роки на позов.
Звідси вимога до підпису. У постанові від 5 березня 2019 року у справі № 910/1389/18 Верховний Суд розглядав акт, підписаний бухгалтером, і значення має не посада сама по собі, а наявність повноважень діяти від імені підприємства і визнавати його зобов’язання. Підпис директора або особи за довіреністю — визнання; підпис бухгалтера без повноважень — ні. Це працює в обидва боки: акт із вашим боргом підписуйте тільки після того, як звірили кожний рядок із первинкою, а акт із боргом контрагента просіть підписати саме керівника. Електронний акт із КЕП уповноваженої особи має ту саму силу, що й папір. Тексти статей і реквізити постанов звірено з чинними редакціями 6 вересня 2026 року.
Запитання про акт звірки
- Що таке акт звірки взаєморозрахунків?
Це документ, у якому дві сторони договору порівнюють свої записи про поставки й оплати за період і фіксують сальдо: хто кому скільки винен на певну дату. В акті перелічені операції з обох боків, обороти, сальдо на початок і кінець періоду та підписи уповноважених осіб. Акт не оформлює жодної операції, а лише порівнює два обліки.
- Хто має робити акт звірки?
Зазвичай ініціює той, кому винні: постачальник або виконавець надсилає покупцеві акт зі своїми даними, покупець звіряє зі своїм обліком і підписує або заявляє заперечення. Закон не закріплює обов’язку за жодною стороною, тому порядок і періодичність часто прописують у договорі. Перед річною звітністю кредитори зобов’язані передати дебіторам виписки про заборгованість — це вимога Положення про інвентаризацію.
- Чи є акт звірки первинним документом?
Ні. Первинний документ містить відомості про господарську операцію, а акт звірки жодної операції не оформлює: він лише узагальнює те, що вже оформлено накладними, актами й платіжками. Тому робити проводки на підставі самого акта не можна. Водночас підписаний уповноваженою особою акт суди приймають як доказ визнання боргу, якщо суми підтверджені первинкою.
- Чи обов’язково підписувати акт звірки від контрагента?
Обов’язку підписати немає, якщо його не встановлює договір. Але ігнорувати акт невигідно: не підписати означає лишити спір відкритим, а підписати не звіривши — визнати борг, з яким ви, можливо, не згодні. Правильний варіант — звірити рядки, а далі підписати, підписати «з розбіжностями» або надіслати письмові заперечення з переліком спірних операцій.
- Як часто треба робити звірку з контрагентами?
Закон вимагає її щонайменше раз на рік у межах інвентаризації перед річною звітністю, у строк до трьох місяців до дати балансу. На практиці щокварталу з усіма постійними контрагентами і щомісяця з тими, у кого десятки платежів: розбіжність місячної давності знаходять за хвилини, річної — за день переписки.
- Як зробити акт звірки в 1С або BAS?
У будь-якій обліковій програмі акт формується звітом: обрати контрагента, договір і період, натиснути «заповнити», перевірити й роздрукувати або надіслати. Але програма друкує те, що в ній проведено: якщо оплати не прив’язані до рахунків, акт покаже хибний борг. Окремо варто пам’ятати, що 1С і лінійка BAS внесені до переліку забороненого програмного забезпечення, про це є окрема стаття.
- Що робити, якщо в акті звірки розбіжності?
Порівняти не сальдо, а рядки операцій, і по кожному рядку без пари попросити у контрагента первинний документ. Більшість розбіжностей пояснюється десятком типових причин: документ у різних періодах, один платіж за кілька рахунків, оплата без призначення, неоформлена знижка чи повернення. Погодили — підписують уточнений акт; не погодили — кожна сторона відображає свої суми, а спір переходить у претензію.
- Яку юридичну силу має акт звірки?
Сам по собі він не доводить поставку чи оплату — це роблять первинні документи. Але акт із боргом, підписаний уповноваженою особою боржника, Верховний Суд визнає доказом визнання боргу, а визнання боргу за ст. 264 Цивільного кодексу перериває трирічну позовну давність, і вона починає рахуватися заново. Підпис бухгалтера без повноважень діяти від імені підприємства такого наслідку не дає.
З чого почати
Відкрийте банківську виписку за минулий місяць і подивіться, скільки платежів у ній досі не прив’язані до рахунку або прив’язані «приблизно». Кожен такий платіж — розбіжність у січневому акті, яку доведеться відновлювати за листуванням. Якщо їх більше кількох на місяць, проблема не в бланку і не в програмі, а в тому, що прив’язка робиться раз на квартал перед актом. На безкоштовному розборі ми пройдемося вашою випискою разом і покажемо, що з цієї прив’язки забере асистент, а що краще лишити бухгалтеру.
Звірка з’їдає тиждень наприкінці кварталу?
За 30 хвилин подивимося, як у вас оплати прив’язуються до рахунків і де розбіжності накопичуються до січня. Скажемо, що зі звірки забере асистент, а що лишиться бухгалтеру. Безкоштовно і без зобов’язань.